Egy vállalkozás növekedésével együtt jár, hogy a mindennapi működés egyre összetettebbé válik. A napi ügyviteli feladatok és folyamatok összefolynak, elcsúsznak, ami sorozatos problémákat eredményezhet a működésben. Ekkor merül fel, hogy egy olyan ügyviteli rendszert vezessünk be, amivel áthidaljuk ezeket a nehézségeket. Hogyan válasszunk jól? Milyen tényezőket vegyünk figyelembe? Erre kapsz választ ebben a cikkben.
Mi, a Kulcs-Softnál, modern könyvelési, ügyviteli és bérszámfejtési szoftvereket fejlesztünk, amelyek hatékonyabbá teszik a vállalkozások mindennapi működését. 35 éve vagyunk jelen a piacon, és több mint 10 000 magyar vállalkozás választott már minket. Ügyfeleink 92%-a évről évre megújítja velünk a szerződését, és a NAV technológiai partnereként részt vettünk az e-ÁFA rendszer bevezetésében is. Jól ismerjük tehát a KKV-k kihívásait.
Szeretnénk a tapasztalatainkat megosztva megmutatni, hogy mérettől, iparágtól függetlenül miért érdemes ügyviteli rendszerben gondolkodni a legtöbb cégvezetőnek.
Mi fán terem az ügyviteli szoftver?
Az ügyviteli szoftverek, mint például a Kulcs Ügyvitel, átfogó, moduláris rendszerek, amelyek lehetővé teszik a kis- és középvállalkozások számára, hogy egyszerűen és hatékonyan kezeljék az üzleti folyamataikat. Egy ilyen szoftver képes lefedni mindent a számlázástól, készletkezeléstől a pénzügyi nyilvántartásig, biztosítva, hogy a vállalkozás minden aspektusa – beleértve a jogszabályi megfelelést is – naprakész és pontos legyen. Támogatja a NAV online számlaletöltést, és korlátlan számú felhasználót képes kezelni. Ráadásul számos felhőalapú szolgáltatás is elérhető, így bárhol, bármikor hozzáférhetsz a fontos adatokhoz.
Miért van szükség ügyviteli rendszerekre?
Az egyre digitalizálódó világban a vállalkozások számára komoly kihívást jelent a rengeteg papírmunka, manuális adatkezelés és adminisztráció. Gondolj csak bele, mennyi időt veszel el a fő üzleti tevékenységedtől, amikor ezekkel foglalkozol! Az automatizált rendszerek itt jönnek képbe: időt és energiát takarítanak meg, csökkentik a hibalehetőségeket, és lehetővé teszik, hogy a vállalkozásod növekedésére koncentrálhass. Egy integrált ügyviteli szoftver, például a Kulcs Ügyvitel, pontosan ezt a megoldást kínálja: leegyszerűsíti a munkát, növeli a hatékonyságot, és stratégiai előnyt biztosít.
Kinek jó egy ügyviteli rendszer?
Ügyviteli szoftverünk elsősorban a kis- és középvállalkozások számára készült, és az egészen egyszerű számlázási feladatoktól a komplex ügyviteli folyamatokig képes mindent kezelni. Mérettől és iparágtól függetlenül számos pozícióban, akár vállalkozók, logisztikai menedzserek, pénzügyes kollégák vagy webshop tulajdonosok egyaránt profitálhatnak belőle. Gondoljunk például egy e-kereskedelmi vállalkozásra, ahol a készletkezelés, számlázás és logisztika mind összehangoltan működik – az ügyviteli rendszer nélkül ez egy bonyolult és időigényes folyamat lenne.
Az ügyviteli rendszerek 5+1 legfőbb előnye
1. Szerezz versenyelőnyt: Automatizálj és növekedj!
Az ügyviteli rendszerek egyik legnagyobb haszna, hogy piaci fölényt biztosítanak azáltal, hogy automatizálják és optimalizálják a vállalkozások működését. Az ilyen rendszerekkel csökkenthetők a manuális hibák, egyszerűsödik a számlázás, a megrendelések és a készletnyilvántartás kezelése, valamint felgyorsul az adatfeldolgozás. Ez kevesebb adminisztrációs terhet jelent, és segít az idő- és pénzmegtakarításban. Az ügyfelek gyorsabban kapják meg a megrendelt termékeket, ami növeli az elégedettséget és a visszatérő vásárlások számát.
2. Pénzügyi tervezhetőség
Az Kulcs Ügyvitel rendszere átfogó képet nyújt a vállalkozás pénzügyeiről, lehetővé téve a költségvetéstervezést, a készletkezelést és a költségszámítást egyetlen platformon. Mindez az online döntéstámogató irányítópultban valós idejű jelentésekkel és elemzésekkel társul, így mindig naprakészen látod az üzleti döntéshozatalhoz nélkülözhetetlen pénzügyi információkat. A pénzügyi auditokra való felkészülés is egyszerűbbé válik, hiszen minden adat egy helyen, rendezetten található meg.
3. Raktárkezelés és logisztika
A raktárkészlet nyomon követése valós időben lehetővé teszi, hogy mindig tudd, pontosan mennyi termék van a raktárban. A raktárkezelés optimalizálása révén elkerülhetők a túl- vagy alulkészletezés problémái, amelyek gyakran felesleges költségeket eredményeznek. A Kulcs-Soft ügyviteli rendszere optimalizálja a munkafolyamatokat is. Vegyünk példának egy logisztikai vállalkozást, amely napi szinten több száz terméket szállít: a program racionalizálja a raktárkészletet, nyomon követi a termékek mozgását, és támogatja, hogy a csomagok időben elérjenek a célállomásra. Mindez gyorsítja a munkafolyamatokat, csökkenti a költségeket, és növeli az ügyfélelégedettséget.
4. Valós idejű döntéstámogatás
Ha az üzleti folyamataid digitalizáltak, az adatok elemzésével valós idejű döntéseket hozhatsz. Az ügyviteli rendszer folyamatosan frissíti a jelentéseket és adatokat, így mindig pontos képet kapsz arról, hogy hol szükséges beavatkozni. Ez jelentős előnyt jelent a versenytársakkal szemben, hiszen gyorsabban reagálhatsz a piaci változásokra vagy belső folyamatokban felmerülő problémákra.
5. Könnyű használat és implementálás
A Kulcs Ügyvitel intuitív felületei lehetővé teszik, hogy gyorsan megtanuld a használatukat, így nem kell heteket eltöltened a betanulással. Minél előbb implementálod a rendszert, annál gyorsabban tudod támogatni vele vállalkozásod növekedését és skálázódását. A bevezetés gyors és zökkenőmentes, ráadásul a rendszer könnyen integrálható a már meglévő eszközökkel. Nem érdemes megvárni, hogy az adminisztrációs terhek nyomasszanak – lépj proaktívan, és előzd meg a túlterhelést!
+1: Digitális faktoring és követeléskezelés:
A lehetőségek azonban nem érnek itt véget. A Kulcs Ügyvitel felhasználói számára díjmentesen elérhető Adatpont szolgáltatásunk egyéb kényelmi funkciókkal is támogatja a vállalkozásokat:
- Integrált faktorálással: az üzleti életben megszokott, hogy a teljesítés után kiállított számlát akár csak 30, 60 vagy akár 90 nappal később fizetik ki. A faktorálás ezt a várakozási időt 1 napra csökkenti: a faktorcég megelőlegezi a számla értékének nagy részét. Ez óriási szabadságot jelent cégünk cash-flow tervezésében. A vevőink ráérnek később fizetni, ez pedig mindkettő cég likviditását támogatja.
- Digitális követeléskezelés: ha pedig egy vevőd tartozik, és te már mindent megpróbáltál, az Adatpont fiókodból azonnal elindíthatod a jogi lépéseket, hogy mielőbb pénzednél legyél. És még csak ügyvéddel sem kell beszélned ehhez, követeléskezelő partnerünk szakjogászi csapattal képviseli az érdekeidet.
Tehát szükségem van ügyviteli rendszerre? Igen!
A kérdés nem is az, hogy kell-e, hiszen ha már eddig eljutottál, gyanítjuk, hogy tudtad a választ. Azonban az jogos felvetés lehet, hogy:
Mikor vezessem be?
Egy megbízható ügyviteli program a vállalkozásod méretétől, életszakaszától független bármikor jó szolgálatot tehet. Sőt, érdemes minél előbb belevágni egy olyan rendszer bevezetésébe, amely együtt tud mozogni vállalkozásod változó igényeivel. Így az implementáció még gyorsabb, hiszen a te folyamataid is rugalmasabbak, vagy adott esetben még kialakulás alatt vannak.
Minél előbb felvértezed magad egy ilyen biztonsági hálóval, annál nagyobb a garancia, hogy a növekedésed során is zökkenőmentesen, a szoftverben rejlő lehetőségekkel együtt fejlődnek a saját munkafolyamataid. Ezáltal több időt szánhatsz az üzleti növekedésre és vállalkozásod fejlesztésére.
A megújult Kulcs-Ügyvitel most 30%-os kedvezménnyel* érhető el minden új ügyviteli programra és modulra. Próbáld ki ingyen, és nézd meg, hogyan teheti gördülékenyebbé a vállalkozásod működését. Vedd fel velünk a kapcsolatot egy személyre szabott ajánlatért, és lépj a hatékony ügyvitel útjára!
Szerző: Mándó Milán
„Azt az üzleti blogot írom, amit én is szívesen olvasnék. A célom, hogy nap mint nap benntartsalak az üzleti flowban, fenntartsam a lelkesedésed! 9 éve foglalkozom azzal, hogy vállalkozások működését fejlesztem, újítom meg. Imádom az üzleti statisztikákat, stratégiákat, kutatásokat és ezeket mind összekapcsolni. És ebben segítek neked a cikkekben, oktatásokban, sőt akár chaten is!”
Forrás: Minner.hu, 2024. október 17. – Szükségem van ügyviteli rendszerre? – Így nyerhetsz idot vállalkozásod felvirágoztatására
