Adatkezelési tájékoztató

1. Áttekintés

Ezen az oldalon azt részletezzük, hogy a Kulcs-Soft milyen személyes adatokat gyűjt és dolgoz fel a weboldalunk látogatása, személyes és online szolgáltatásaink igénybevétele során.

Mielőtt rátérnénk a részletekre, szeretnénk kiemelni, hogy felhasználóink személyes adatainak biztonsága kiemelt fontosságú számunkra. Ezért a következőkben bemutatjuk hogy miként és miért gyűjtjük, tároljuk, osztjuk meg és használjuk fel felhasználóink személyes adatait, illetve a személyes adataik megosztásának szabályozásához rendelkezésükre álló eszközöket és lehetőségeket.

2. GDPR

Célunk, hogy Ön is tisztában legyen azzal, hogy milyen személyes adatokat gyűjtünk Önről, és azokat, hogyan használjuk fel.
Elmagyarázzuk az Önről gyűjtött és feldolgozott személyes adatokkal kapcsolatos jogait és lehetőségeit, valamint azt, hogy miként védjük ezeket.
Bemutatjuk, milyen lépéseket teszünk meg annak érdekében, hogy a GDPR adatvédelmi előírásainak megfeleljünk.

3. Az Ön jogairól

Bármikor jogosult tájékoztatást kérni ennek jelen tájékoztató 10. pontjában található elérhetőségeken az általunk kezelt, Önre vonatkozó személyes adatokról, továbbá bármikor kérheti tőlünk az Ön általa megadott személyes adatok módosítását.

Kérésére tájékoztatást adunk az Önre vonatkozó, általunk kezelt adatokról, az általunk vagy rendelkezésünk szerint megbízott adatfeldolgozó által feldolgozott adatairól, azok forrásáról, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, továbbá az adatfeldolgozó nevéről, címéről és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, az esetleges adatvédelmi incidens körülményeiről, hatásairól és az elhárítására megtett intézkedésekről, továbbá – a személyes adatainak továbbítása esetén – az adattovábbítás jogalapjáról és címzettjéről.

Kérelem benyújtásától számított 30 napon belül írásban adjuk meg a kért tájékoztatást.

Reméljük nem lesz, de az esetleges adatvédelmi incidenssekkel kapcsolatos intézkedések ellenőrzése, valamint a tájékoztatás céljából nyilvántartást vezetünk, amely tartalmazza a személyes adatok körét, az adatvédelmi incidenssel érintettek körét és számát, az adatvédelmi incidens időpontját, körülményeit, hatásait és az elhárítására megtett intézkedéseket, valamint az adatkezelést előíró jogszabályban meghatározott egyéb adatokat.

Bármikor jogosult a helytelenül rögzített adatainak helyesbítését vagy azok törlését kérni. A kérelem beérkezésétől számított 30 munkanapon belül elbíráljuk kérését, helyesbítjük, illetve töröljük az adatokat. Törlés esetén az adatok nem lesznek újra helyreállíthatók. A törlés nem vonatkozik a jogszabály (pl. számviteli szabályozás) alapján szükséges adatkezelésekre, azokat a jogszabály által előírt időtartamig megőrzünk.

Kérheti továbbá adatainak zárolását. Zároljuk a személyes adatot, ha ezt kéri, vagy ha a rendelkezésére álló információk alapján feltételezhető, hogy a törlés sértené a jogos érdekeinket. Az így zárolt személyes adat kizárólag addig kezelhető, ameddig fennáll az adatkezelési cél, amely a személyes adat törlését kizárta.

A helyesbítésről, a zárolásról és a törlésről Önt, továbbá mindazokat értesíteni kell, akiknek korábban az adatot adatkezelés céljára továbbították. Az értesítés mellőzhető, ha ez az adatkezelés céljára való tekintettel az érintett jogos érdekét nem sérti.

Ha az a ritka helyzet állna elő, hogy a helyesbítés, zárolás vagy törlés iránti kérelmét nem tudjuk teljesíteni, a kérelem kézhezvételét követő 30 napon belül írásban közöljük a helyesbítés, zárolás vagy törlés iránti kérelem elutasításának ténybeli és jogi indokait.

Tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen. A tiltakozást a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn belül, de legfeljebb 15 napon alatt megvizsgáljuk, annak megalapozottsága kérdésében döntést hozunk, és döntéséről írásban tájékoztatjuk.

Amennyiben a szolgáltatások igénybevételéhez harmadik fél adatait adta meg, jogosultak vagyunk kártérítés érvényesítésére is. Ilyen esetben minden tőlünk telhető segítséget megadunk az eljáró hatóságoknak a jogsértő személy személyazonosságának megállapítása céljából.

4. Adatkezelőként gyűjtött személyes adatok, és azok felhasználási célja

Kulcs-Soft által forgalmazott ügyviteli szoftverek és szolgáltatások értékesítéséhez kapcsolódóan a weboldalainkon, valamint az e-mailes és telefonos ügyfélszolgálati tevékenység ellátása során személyes adatok megadását kérhetjük:

– kapcsolattartó neve,
– e-mail címe,
– telefonszáma.

​Adatkezelésünk célja a www.kulcs-soft.hu weboldalon (Weboldal) elérhető szolgáltatások nyújtásának biztosítása, az általunk forgalmazott ügyviteli szoftverek és szolgáltatások támogatása, valamint az igénybe vevőkkel történő kapcsolatfelvétel lehetőségének biztosítása. A rendelkezésünkre bocsátott adatokat célhoz kötötten, kizárólag a megrendelések teljesítése, a számlázás lehetővé tétele, szolgáltatás nyújtása, kapcsolattartás, illetve hírlevél küldése érdekében kezeli.

A hozzájárulást az egyes adatkezelések tekintetében a Weboldal használatával, a regisztrációval, hírlevélre való feliratkozással, vagy a kérdéses adatok önkéntes megadásával adja meg.

Az automatikusan rögzítésre kerülő adatok célja statisztikakészítés, az informatikai rendszer technikai fejlesztése, az Ön jogainak védelme.

A megadott személyes adatokat a fenti céloktól eltérő célokra soha nem használjuk. Személyes adatok harmadik személynek vagy hatóságok számára történő kiadása – kivéve, ha jogszabály ettől eltérően rendelkezik – kizárólag az Ön előzetes, kifejezett hozzájárulása esetén lehetséges.

Nekünk megadott személyes adatokat nem ellenőrizzük. A megadott adatok megfelelősségéért kizárólag az azt megadó személy felel. E-mail címének megadásakor egyben Ön mindig felelősséget vállal azért, hogy a megadott e-mail címről kizárólag saját maga vesz igénybe szolgáltatást. Ezen felelősségvállalásra tekintettel, egy megadott e-mail címen történt kapcsolatfelvétellel vagy megrendeléssel összefüggő mindennemű felelősség kizárólag azt terheli, aki az e-mail címet regisztrálta.

Az értékesített ügyviteli rendszerek működtetése során technikailag rögzítésre kerülnek a bejelentkező számítógépének azon adatai, melyek a szolgáltatás igénybevétele során generálódnak és melyeket a rendszerünk a technikai folyamatok automatikus eredményeként rögzít. Az automatikusan rögzítésre kerülő adatokat a rendszer az Ön külön nyilatkozata vagy cselekménye nélkül a belépéskor, illetve kilépéskor automatikusan naplózza. Ezen adatok egyéb személyes felhasználói adatokkal – törvény által kötelezővé tett esetek kivételével – össze nem kapcsolhatók. Az adatokhoz kizárólag mi férünk hozzá.

A Weboldalon tett látogatások során egy vagy több sütit (cookie-t) – azaz egy-egy karaktersorozatot tartalmazó fájlt – küldünk a látogató számítógépére, amely(ek) révén annak böngészője egyedileg azonosítható lesz.

A cookie-k segítségével tehát pontosan meghatározható az érintett felhasználó érdeklődési köre, internet használati szokásai, honlap-látogatási története. Mivel a sütik egyfajta címkeként működnek, melyekkel a weboldal felismerheti az oldalra visszatérő látogatót, alkalmazásukkal az adott oldalon érvényes felhasználónév, jelszó is tárolható. Amennyiben a honlaplátogatás során a felhasználó böngészője visszaküldi a merevlemezre korábban elmentett cookie-t, az azt küldő szolgáltató összekapcsolhatja az aktuális látogatást a korábbiakkal, azonban mivel a cookie-k a domain-hez kötődnek, erre kizárólag saját tartalma tekintetében képes. A sütik önmagukban a felhasználó azonosítására nem képesek, kizárólag a látogató számítógépének felismerésére alkalmasak.

Süti típusok

Ideiglenes vagy munkamenet (session) cookie
A munkamenet sütik érvényességi ideje kizárólag a felhasználó aktuális munkamenetére korlátozódik, céljuk az adatvesztés megakadályozása (például egy hosszabb űrlap kitöltése során). A munkamenet végeztével, illetve a böngésző bezárásával a sütik e fajtája automatikusan törlődik a látogató számítógépéről.

Állandó vagy mentett cookie
Az állandó cookie-k érvényességi ideje napokban, hetekben, hónapokban vagy években kerül meghatározásra. Az érvényességi ideig a mentett sütik az Ön számítógépének merevlemezén tárolódnak, azonban az előre meghatározott határidők lejárta előtt törölheti őket.

Belső és külső cookie-k
Amennyiben a meglátogatott honlap webszervere telepíti a felhasználó számítógépére a sütit, belső cookie-ról beszélhetünk, míg ha a cookie forrása külső szolgáltató által az érintett honlapba befűzött kód, külső sütiről van szó.

www.kulcs-soft.hu oldalon használt sütik:

connect.kulcs-soft.hu és a dokumentumtar.kulcs-soft.hu oldalon használt sütik:

Kulcs-Webáruházhoz használt sütik:

webcafeteria.kulcs-soft.hu oldalon használt sütik:

szamlazo.bizxpert.hu oldalon használt sütik:

bizxpert.hu oldalon használt sütik:

kulcs-uzlet.hu oldalon használt sütik:

app.kulcs-uzlet.hu oldalon használt sütik:

kulcsbeosztas.hu oldalon használt sütik:

kulcshrportal.hu oldalon használt sütik:

Az onlineakademia.kulcs-soft.hu oldalon használt sütik:

A sütiken kívül automatikusan gyűjtött személyes és egyéb adatok, valamint ezek felhasználási célja:

A gyűjtött adatokat elsődlegesen a mi, illetve belső munkatársaink jogosultak megismerni, azonban azokat nem teszik közzé, harmadik személyek részére nem adhatják át.Informatikai rendszereink üzemeltetése, a hírlevelek kiküldése, a megrendelések teljesítése és az elszámolás rendezése körében mi is számos adatfeldolgozót veszünk igénybe.

Igénybe vett adatfeldolgozóink és tárhelyszolgáltatóink:

Google:

Oldalunkon a Google termékei által információkat gyűjtünk a weboldalainkon és mobil applikációinkban tanúsított online keresési viselkedéséről. Eszközeink alkalmasak arra, hogy visszakövessük azt is, ha valamelyik hirdetésünkre kattint, abban az esetben is, ha azok más szervezetek weboldalain jelennek meg. Nyomon követjük visszatérő látogatónkat anélkül, hogy azt összekötnénk bármilyen személyes információval. Ezeket az információkat 50 hónapnál hosszabb ideig nem tároljuk.

Információt gyűjtünk az eszközről, amelyről oldalainkat használja, rögzítjük az IP címet, a böngésző típusát és a mobileszköz azonosítókat, a Szolgáltatásainkhoz való hozzáférés dátumát és idejét, annak a weboldalnak a címét, amelyről a mi weboldalunkra irányították.

További tájékoztatás: https://policies.google.com/

Hotjar:

Honlapunk speciális online eszközökkel méri látogatóink viselkedését, melynek adatait 365 napnál hosszabb ideig nem tárolunk. Célunk látogatóink viselkedésének megértése és oldalunk optimalizálása cookie-k segítségével, mellyel információkat kapunk az eszközök IP címéről, az eszköz képernyőméretéről és típusáról, a használt böngészőről, földrajzi helyzetről (csak város).

Amennyiben nem szeretné, hogy ezt a mérést végezzük, itt bármikor kikapcsolhatja: https://www.hotjar.com/legal/compliance/opt-out

FreshChat:

Sokan szeretnének azonnal online kapcsolatba lépni velünk. Ezért található meg oldalainkon egy azonnali csevegő felület, mely a FreshChat. Szolgáltatásuk minőségének javításához FreshChat is használ sütiket, melyről az alábbi adatvédelmi oldalon írnak részletesen: Cookie Policy (freshworks.com)

Optimonk:

Szeretnénk a legkiválóbb honlapot és szolgáltatásokat nyújtani Önnek. Ebben segít nekünk az Optimonk. Adatvédelmi tájékoztatójuk itt érhető el: https://www.optimonk.hu/privacy_policy

Facebook pixel:

Ez a Facebook süti, mely segít Önnek, hogy ne csak a weboldalon, hanem a Facebookon is tartani tudjuk a kapcsolatot. Facebook GDPR irányelveit itt elérheti: https://www.facebook.com/business/gdpr

ActiveCampaign:

Hírlevél alapú tájékoztatásban szerződött partnerünk elkötelezett a GDPR megfelelés érdekében. Tájékoztatójuk letölthető az alábbi oldalon: Terms of Service (TOS) | ActiveCampaign

TeamViewer:

Távoli asztali segítségnyújtáshoz igénybe vesszük a TeamViewer szolgáltatásait. Szolgáltatás használata során Ön megosztja a számítógépe képernyőjét és hozzáférést tud biztosítani nekünk az operációs rendszeréhez. Ezt minden esetben Ön kezdeményezi felénk a TeamViewer titkosított rendszerén át.

Részletes adatvédelmi oldaluk itt elérhető: https://content.teamviewer.com/en/GDPR/

Az Ön személyes adatait nyomon követhető módon és a jogszabályoknak megfelelően kezeljük. A fentieken túl a személyes adatokat harmadik személyeknek csak és kizárólag az Ön hozzájárulása esetén továbbítjuk, és csak hatósági megkeresések esetén adjuk ki.

Microsoft Entra ID:

A meghatározott Kulcs-Soft szoftverek és szolgáltatások esetén, a belépéshez és azonosításhoz használt Kulcs-Felhasználó rendszer a Microsoft Entra ID integrált felhőalapú identitás- és hozzáférés-kezelési megoldáson alapul. A szolgáltatás biztosítja az ügyfelek részére a biztonságos és egyszerű digitális azonosítást, valamint az online szolgáltatásokhoz való hozzáférést. Az azonosítás során megadott adatok a Kulcs-Felhasználó felhasználói fiók törléséig, illetve az érintett szoftver és szolgáltatás használatára vonatkozó jogosultság fennállásáig kerülnek tárolásra.  A szolgáltatás részletes leírása az alábbi honlapon keresztül érhető el: https://www.microsoft.com/hu-hu/security/business/identity-access/microsoft-entra-id és a MSAL.NET telemetry overview – Microsoft Authentication Library for .NET | Microsoft Learn

Tárhelyszolgáltatóink

Tárhelyszolgáltatónak harmadik feleket veszünk igénybe, hogy ők korlátozott vagy kiegészítő szolgáltatásokat nyújtsanak. Hozzájárul az ilyen harmadik felek további adatfeldolgozóként történő igénybevételéhez. A fenti engedélyezések képezik az Ön elsődleges írásos hozzájárulását ahhoz, hogy alvállalkozásba adjuk az Ügyféladatok kezelését.

Tárhelyszolgáltatóként igénybe vett további adatfeldolgozó:

Tárhelyszolgáltató neve:                  Rackforest Zrt.
Tárhelyszolgáltató székhelye:          1116 Budapest, Sáfrány utca 6.
Tárhelyszolgáltató elérhetősége:     info@rackforest.hu

Tárhelyszolgáltató neve:                  Servergarden Kft.
Tárhelyszolgáltató székhelye:          1023 Budapest, Lajos utca 28-32.
Tárhelyszolgáltató elérhetősége:     info@servergarden.hu

Tárhelyszolgáltató neve:                  Microsoft Ireland Operations Ltd.
Tárhelyszolgáltató székhelye:          One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Írország
Tárhelyszolgáltató elérhetősége:     https://support.microsoft.com/hu-hu/contactus/

Tárhelyszolgáltató neve:                  Cloudflare, Inc.
Tárhelyszolgáltató székhelye:          101 Townsend St., San Francisco, California 94107
Tárhelyszolgáltató elérhetősége:     https://www.cloudflare.com/gdpr/introduction/

Tárhelyszolgáltató neve:                  Imperva, Inc.
Tárhelyszolgáltató székhelye:          3400 Bridge Parkway, Redwood Shores, CA, USA 94065
Tárhelyszolgáltató elérhetősége:     https://www.imperva.com/legal/privacy-policy/

Tárhelyszolgáltató neve:                  DigitalOcean, LLC.
Tárhelyszolgáltató székhelye:          1016th Ave, New York, NY
Tárhelyszolgáltató elérhetősége:     https://www.digitalocean.com/legal/terms-of-service-agreement/

Tárhelyszolgáltató neve:                  Google, LLC.
Tárhelyszolgáltató székhelye:          1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, California 94043
Tárhelyszolgáltató elérhetősége:     https://workspace.google.hu/intl/hu/terms/2013/1/premier_terms.html

Tárhelyszolgáltató neve:                  uptrace.dev
Tárhelyszolgáltató székhelye:          https://uptrace.dev/
Tárhelyszolgáltató elérhetősége:     https://uptrace.dev/get/privacy.html

Tárhelyszolgáltató neve:                  AdmiNetwork Hungary Kft.
Tárhelyszolgáltató székhelye:         1074. Budapest, Alsó Erdősor utca 12. 2. em. 15.
Tárhelyszolgáltató elérhetősége:    https://www.adminetwork.hu/

E-mail és hírlevél

Kiemelt figyelmet fordítunk az általunk kezelt elektronikus levélcímek felhasználásnak jogszerűségére, így azokat csak az alábbiakban meghatározott módon használjuk fel (tájékoztató vagy reklám) e-mail küldésére.

Az e-mail címek kezelése elsősorban az Ön azonosítását, illetve a megrendelések teljesítése, szolgáltatások igénybevétele során a kapcsolattartást szolgálja, így elsősorban ennek érdekében kerül sor e-mail küldésére.

A nyújtott szolgáltatások vagy az Általános Szerződési Feltételek változása esetén a változásokra vonatkozó, valamint a egyéb hasonló szolgáltatásokra, termékekre vonatkozó tájékoztatást a bizonyos esetekben elektronikus formában, e-mailben juttatjuk el az Önök részére.

A Weboldalon keresztül személyre szabott hírlevélre történő feliratkozásra van lehetőség. A lehetőség igénybevételével kapcsolatosan a hírlevélre feliratkozó felhasználó önkéntes adatszolgáltatás keretében az alábbi személyes adatait adja át kezelésre nekünk:

–  név
–  e-mail cím
–  hírlevelekkel kapcsolatos érdeklődési kör

Hírlevél esetében mindaddig kezeljük a feliratkozása során megadott adatait, ameddig a hírlevélről le nem iratkozik a hírlevél alján található leiratkozási lehetőségre kattintva, vagy nem kéri a levételét a feliratkozók listájából e-mailben vagy postai úton. Leiratkozás esetén a további hírlevelekkel, ajánlatainkkal nem keressük Önt meg. Bármikor leiratkozhat a hírlevélről és hozzájárulását visszavonhatja. A regisztrált felhasználóink a személyes oldalukra belépve is bármikor és ingyenes leiratkozhatnak a hírlevélről.

Telefonbeszélgetések rögzítése

Telefonos ügyfélszolgálatot tartunk fent, melynek során az ügyfélszolgálattal folytatott – hozzánk beérkező – telefonbeszélgetések rögzítésére kerül sor. A rögzítés célja, hogy a telefonos ügyfélszolgálat útján nyújtott tájékoztatás és tanácsadás, egy esetleges jogvita során hitelt érdemlően reprodukálható legyen. A rögzített telefonbeszélgetéseket minőségbiztosítási, valamint belső szervezet- és termékfejlesztési célokra is felhasználjuk.

Hívás kezdeményezésével önkéntesen hozzájárul ahhoz, hogy amennyiben bármely ügyben (terméktámogatás, panasztétel, információkérés stb.) hozzánk fordul telefonos ügyfélszolgálatán keresztül, a teljes körű tájékoztatás megismerését követően, az ügyfélszolgálattal folytatott telefonbeszélgetést rögzítse.

Beszélgetés előtt tájékoztatjuk arról, hogy a beszélgetést rögzítjük. A telefonon nyújtott rövid tájékoztatással megteremtjük annak lehetőségét, hogy eldönthesse, hozzájárul-e az ügyfélszolgálattal folytatott beszélgetése rögzítéséhez. Amennyiben nem kíván hozzájárulni a telefonbeszélgetés rögzítéséhez, úgy rendelkezésére áll az a lehetőség, hogy a hívást megszakítsa és e-mailben, vagy postai úton keresse meg minket.

5. Adatfeldolgozói tevékenységeink

Adatfeldolgozóként minden szempontból olyan online szolgáltatást kell nyújtanunk, ami maximálisan elősegíti ügyfeleink, az adatkezelők részére a megfelelést, és amely önmagában is megfelel a GDPR adatfeldolgozókra vonatkozó szabályainak.

Az Ön nevében kezelt személyes adatokat (Ügyféladatok) a jelen pontban felsorolt Online Szolgáltatások nyújtásához használjuk.

Az Ügyféladatokat, illetve az abból kinyerhető információkat nem használjuk fel és nem dolgozzuk fel más módon. Sem hirdetési, sem hasonló kereskedelmi célra.

Adatait nem hozzuk nyilvánosságra, kivéve, ha ezt Ön kéri, vagy ezt jogszabály írja elő.

A fentiek kivételével nem adunk semmilyen harmadik félnek közvetlen, közvetett, általános vagy szabad hozzáférést az Ügyféladatokhoz.

Online szolgáltatások esetén Ön az Ügyféladatok adatkezelője, a Kulcs-Soft pedig ezeknek az adatoknak az adatfeldolgozója. Amennyiben Ön is a személyes adatok adatfeldolgozója, úgy a Kulcs-Soft további adatfeldolgozónak minősül. Ekkor Ön szavatolja felénk, hogy bármely olyan esetben, amikor Ön is adatfeldolgozó, a Kulcs-Soft további adatfeldolgozóként történő kinevezését Ön felé jóváhagyta az érintett adatkezelő.

Az adatkezelésünk időtartama az az időszak, amely alatt Ön jogosult az Online szolgáltatás igénybevételére, és addig tart, amíg Ön ennek megbízásának megfelelően az összes személyes adatot nem töröljük vagy adjuk vissza.

Adatfeldolgozói tevékenységgel érintett Online szolgáltatások jelenlegi listája:

– valamennyi felhő alapú online szoftver (BizXpert, Kulcs-Üzlet, Adatpont, Kulcs-Connect);
– felhő alapú távoli asztal szolgáltatás (Kulcs-Felhő);
– Web-Jelenlét;
– E-bérjegyzék;
– Web Cafetéria;
– Kulcs-Webáruház;
– Mobilportál;
– Távbizonylat, távszámla;
– Adatbázis átvizsgálás/helyreállítás/javítás;
– Távoli asztali segítségnyújtás.

6. Adatbiztonsági garanciánk adatfeldolgozóként

Az információbiztonság iránti elköteleződésünk számunkra elsődleges. Számos minőségbiztosítás és informatikai folyamatot vezettünk be, melyek az Ön személyes adatainak biztonságos kezelését, megőrzését és elérhetőségét garantálják.

Infrastruktúra biztonsága
Az általunk felhasznált adatközpontok 0-24 órás élőerős védelemmel, beléptető rendszerrel, valamint zárt-láncú kamera rendszerrel felszereltek. Információs rendszerekhez való hozzáférés minden esetben megfelelő hitelesítést követően történhet meg. Központi rendszerünkön kétfaktoros hitelesítést és intelligens kártyás beléptetést használunk a hitelesítés biztonságának fokozására.

Személyes adatok visszaállíthatósága
Automatizált mentésrendszerek biztosítják a személyes adatok teljes körű mentését és időben történő helyreállíthatóságát. Informatikai rendszerünk külső auditálása rendszeresen megtörténik és az abban foglaltak megvalósítása rögzítésre kerül.

Adatok titkosítása
Személyes adatok és az informatikai rendszerek védelmére titkosítást is alkalmazunk, így a hitelesítési, távoli elérési útvonalak hálózati elérése is titkosított módon történik (TLS protokoll titkosítás, RDP protokoll titkosítás).

Külön elosztott titkosítási rendszert alkalmazunk az adminisztrációs felületek eléréséhez alkalmazott hozzáférési kulcsok, jelszavak tárolásához, valamint a hordozható eszközeink védelmére, melyek esetleg személyes adatokat is tárolhatnak.

Titkosítjuk továbbá a hozzánk az erre rendszeresített adatmentő- és visszatöltő segédprogrammal beküldött és visszaküldött adatbázis állományokat.

Titkosítjuk a Web Cafetéria, Web-Jelenlét rendszerben található dolgozók személyes adatait (dolgozó neve, adóazonosító jele).  Továbbá titkosítjuk az E-bérjegyzék rendszerben a bérjegyzék állományokat. Ezen titkosítási kulcsokat kizárólag az érintett dolgozó kapja meg.

Titkosítjuk a távbizonylat / távszámla rendszerben tárolt bizonylat állományokat, melynek titkosítási kulcsával kizárólag a címzett fél rendelkezik.

Amennyiben e-mailben személyes adatot tartalmazó adatbázist kíván számunka eljuttatni, úgy köteles PGP nyilvános kulcsot használni.

Incidenskezelés
Kötelezően követendő incidenskezelési rendet követelünk meg magunktól és IT partnereinktől, mely minden egyes incidens esetén a megadott rend szerint dokumentáltan rögzíti az eseményeket és az azokra adott válaszokat. Ha a tudomásunkra jut az adatbiztonság bármilyen olyan megsértése, amelynek következtében véletlenül vagy jogszerűtlenül megsemmisítették, módosították, illetéktelenül nyilvánosságra hozták vagy elérték a kezelésünkben lévő Ügyféladatokat, vagy ilyen adatok elvesztek (a továbbiakban: Adatvédelmi incidens), akkor haladéktalanul értesítjük erről Önt, kivizsgáljuk az Adatvédelmi incidenst és a részletesen tájékoztatjuk, valamint megtesszük a megfelelő lépéseket az incidens hatásának csökkentése és a belőle származó kár minimalizálása érdekében. Az Adatvédelmi incidensekről szóló értesítést Ön egy vagy több kapcsolattartója kapja meg az által kiválasztott módon, ideértve az e-mailt is. Felelős annak biztosításáért, hogy kapcsolattartói pontos kapcsolattartási adatokat adjon rendelkezésünkre. Fontos, hogy betartsa az alkalmazandó, az eseményekről való értesítést előíró jogszabályokban Önre rótt kötelezettségeket, és hogy bármely Adatvédelmi incidenshez kapcsolódóan betartsa a harmadik felek értesítésére vonatkozó bármely kötelezettségét. Azon kötelezettségünk, hogy a jelen pont rendelkezéseinek megfelelően jelentsen egy Adatvédelmi incidenst, és azzal kapcsolatban megtegye a szükséges intézkedéseket, nem jelenti azt, hogy elismerjük a Adatvédelmi incidenssel kapcsolatos hibát vagy felelősséget. Köteles azonnal értesíteni minket a fiókjaival vagy azonosítási adataival történt lehetséges visszaélésről, illetve egy Online szolgáltatással kapcsolatos bármilyen Adatvédelmi incidensről.

Adatkezelői felelősség a GDPR-ban
Fontos, hogy Ön felelős annak megállapításáért, hogy egy adott Online szolgáltatással kapcsolatban foganatosított műszaki és szervezeti intézkedések megfelelnek-e az Ön követelményeinek, ideértve az Önnek a GDPR vagy egyéb alkalmazandó adatvédelmi jogszabály, vagy előírás szerinti bármely biztonsági kötelezettségét is. Tudomásul veszi és elfogadja, hogy (a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az Ön által kezelt személyes adatok jellege, érvényességi köre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyekre jelentett kockázat figyelembevételével) az általunk bevezetett és fenntartott biztonsági gyakorlatok és szabályzatok a kockázat mértékének megfelelő szintű biztonságot nyújtanak az Ügyféladatok vonatkozásában. Ön kizárólagosan felelős az Ön által biztosított vagy felügyelt összetevők, eszközök és alkalmazások adatvédelmének és a velük kapcsolatos biztonsági intézkedéseknek a foganatosításáért és fenntartásáért.

7. Adatkezelés időtartama

A személyes adatok kezelése az adatok önkéntes megadásával kezdődik és annak kérelemre történő törléséig tart.

Fenti rendelkezések nem érintik a jogszabályokban (pl. számviteli jogszabályokban) meghatározott megőrzési kötelezettségek teljesítését, valamint a Weboldalon történő regisztráció során vagy egyéb módon adott további hozzájárulások alapján történő adatkezeléseket.

Hírlevél esetén a személyes adatok kezelése a hírlevélről történő leiratkozásig tart.

A telefonbeszélgetések rögzítése esetén az adatkezelés a rögzítés időpontjától számított 18 hónapig tart.

Biztosítjuk, hogy az Ügyféladatok kezelésében részt vevő munkatársaink az ilyen adatokat kizárólag az Ön megbízásai alapján kezeljék, továbbá arra kötelezzük őket, hogy még szerződésük megszűnése után is titokban tartsák és védjék az ilyen adatokat.

8. Gyermekek

Szolgáltatásaink, termékeink nem tizenhat (16) év alatti gyermekeknek készültek. Egyes országokban a helyi jogszabályoknak megfelelően szigorúbb korhatárok lehetnek érvényben.

Tudatosan nem gyűjtünk 16 év vagy a vonatkozó korhatár (a „Korhatár”) alatti gyermekekre vonatkozó személyes adatokat.

Ha Ön a Korhatár alatti gyermek szülője és tudomást szerez arról, hogy gyermeke személyes adatokat adott meg a nekünk, kérjük, lépjen velünk kapcsolatba. Ha tudomást szerzünk arról, hogy 16 év alatti gyermektől gyűjtöttünk személyes adatokat, észszerű lépéseket teszünk a személyes adatok törlésére.

9. Változások

Időnként módosítjuk az adatvédelmi szabályainkat.

Amikor a lényeges változásokat hajtunk végre, erről a körülményeknek megfelelő értesítésben tájékoztatjuk Önt és erről előzetes értesítést is küldhetünk. Ezért feltétlenül körültekintően olvasson el minden ilyen értesítést.

10. Kapcsolattartás, jogérvényesítés

AZ ADATKEZELŐ ÉS ADATFELDOLGOZÓ MEGNEVEZÉSE

Név: Kulcs-Soft Zártkörűen Működő Részvénytársaság
Székhely és levelezési cím: 1016 Budapest, Mészáros utca 13.
Telefonszám: +36 1 336 5300
E-mail cím: adatvedelem@kulcs-soft.hu

Jogainak megsértése esetén
– a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa u. 9-11.; weboldal: www.naih.hu) fordulhat,
– vagy Bíróság előtt érvényesítheti jogait.

2025. április 1.