A Kulcs-Soft a 2026. augusztusi időszak áfabevallását már eÁFA-n keresztül nyújtotta be. Az első éles használat során percek alatt elkészült a NAV ellenőrzésére küldendő állomány, majd az ellenőrzés eredménye is rövid időn belül megérkezett. Ehhez előzetes beállításokra, adattisztításra és tesztelésre volt szükség. Bemutatjuk, miért érdemes időben felkészülni, és nálunk hogyan zajlott az első benyújtás.
A megfelelő megoldást a saját működéshez válaszd
A számlák mennyisége mellett az ügyletek összetettségét és a meglévő rendszereket is mérlegelni kell. A webes felület bevallási időszakonként 100 ezernél kevesebb számla esetén használható; de az M2M kisebb mennyiségnél is indokolt lehet. Az EU-s beszállítók és a harmadik országbeli szolgáltatók számlái nem kerülnek be automatikusan a webes rendszerbe, ezért kézi kiegészítésre lehet szükség.
Saját bevezetésünknél éppen a nem belföldi számlák kezelése volt az egyik lényeges szempont. Olyan munkamenetre volt szükségünk, amely illeszkedik a könyvelésünkben már rögzített adatokhoz.
Miért most kezdtük használni saját bevallásunkhoz
Az eÁFA lehetősége 2024 óta elérhető a Kulcs Könyvelésben. Saját bevallásunkhoz azonban korábban nem alkalmaztuk ezt a megoldást, mert sok nem belföldi számlát kezelünk. A korábban vizsgált, online adatszolgáltatásból kinyert adatokra épülő folyamat nálunk jelentős kézi kiegészítést és korrekciót igényelt volna.
A változást a Kulcs Könyvelés eÁFA 2.0 fejlesztése hozta el, amely 2026. augusztus 4-én jelent meg. A tranzakciószintű adatok átadására épülő megoldás már jól illeszkedik a saját folyamatainkhoz. Így augusztusban megkezdhettük a bevezetés előkészítését, szeptemberben pedig az első éles bevallást is benyújtottuk.
Augusztusban a beállításokkal és az adatok rendezésével kezdtünk
A NAV felületén beállítottuk az eÁFA-jogosultságot, és biztosítottuk a működéshez szükséges informatikai hátteret.
Első lépésként bekapcsoltuk a funkciót, majd elvégeztük a működéshez szükséges beállításokat és adattisztításokat. Ennek részeként sor került az adókódok megfeleltetésére, a partnertörzs ellenőrzésére és pontosítására, valamint a címek formátumának rendezésére.
Ezek a feladatok alapozták meg a későbbi gördülékeny használatot. A bevallás összeállításakor már a megfelelően előkészített adatokkal és hozzáférésekkel dolgozhattunk, így az első éles alkalom során a benyújtás folyamatára tudtunk figyelni.
Az előkészítés egyik fontos tanulsága, hogy az adatok minőségére már a bevezetéskor érdemes időt fordítani. A helyes megfeleltetéseket és a pontos törzsadatokat később is fenn kell tartani, ezért a karbantartásnak a napi munka részévé kell válnia.
Korábban benyújtott bevallásokkal teszteltünk
Augusztusban és szeptemberben olyan bevallási adatokkal próbáltuk ki a működést, amelyeket az ÁNYK-n keresztül már benyújtottunk. Így volt összehasonlítási alapunk az eÁFA-val előállított adatok ellenőrzéséhez.
Áttekintettük a bevalláskészítési és -kezelési funkciókat, összevetettük a korábbi módszerrel készült bevallást az eÁFA adataival, majd lefuttattuk a NAV ellenőrzését és feldolgoztuk a visszajelzéseket. A tesztelés során a működés megismerése és az ellenőrzési eredmények értelmezése kapta a legnagyobb figyelmet.
Mivel ezekre az időszakokra már volt benyújtott bevallásunk, a tesztek során a jóváhagyás funkció nem volt elérhető, és a NAV ellenőrzése jelezte a duplikációt. Ezt a visszajelzést a tesztelés körülményeinek megfelelően értékeltük. A célunk az új munkamenet megismerése és az adatok összehasonlítása volt.
Az augusztusi bevallás már élesben készült
A beállítások és a tesztek után szeptemberben a 2026. augusztusi időszak áfabevallásához már az eÁFA-rendszert használtuk. A korábbi „Adatszolgáltatás/Feladás az ÁNYK programnak” menüpont helyett az eÁFA bevalláskészítési folyamatát indítottuk el.
Az áfazárás megszokott lépései továbbra is megmaradtak. Elvégeztük a könyvelési ellenőrzéseket, lezártuk az áfát, és lekértük a szükséges listákat. A változást a bevallás elkészítésénél és benyújtásánál tapasztaltuk.
A bevallás készítése menüpont percek alatt előállította a NAV ellenőrzésére küldendő állományt. A bevallások kezelése menüpontba átlépve szintén perceken belül láttuk az ellenőrzés eredményét. Mivel nem érkezett hibaüzenet, ezt követően jóváhagytuk a bevallást. Ez a folyamat sokkal rövidebb és egyszerűbb volt a korábbinál.
Fontos különbség, hogy az állomány elkészítése és ellenőrzése még nem jelent benyújtást: nálunk az ellenőrzési eredmény áttekintését a jóváhagyás követte. A gyors feldolgozás az első saját bevallásunk tapasztalata; az előkészítés és a tesztelés ennél hosszabb, külön munkaszakasz volt.
Amit az első használat során nyertünk
Pénzügyi csapatunk számára az első eÁFA-benyújtás pozitív élmény volt. Tapasztalatunk szerint a bevallás elkészítése és benyújtása a korábbi munkamenethez képest jóval rövidebb időt vett igénybe.
A folyamatot a könyvelőprogramon belül tudtuk végigvinni, így nem kellett átlépnünk egy másik alkalmazásba. A megfelelő jogosultságokkal rendelkező felhasználónak a benyújtás során külön azonosításra sem volt szüksége.
Ez számunkra azért fontos előrelépés, mert az eÁFA használata beilleszthetővé vált a saját áfazárási folyamatunkba. A megszokott szakmai ellenőrzéseket megtartva jutottunk el a bevallás jóváhagyásáig.
Az ellenőrzés és az adatkarbantartás továbbra is fontos
Az első sikeres benyújtás után is nagy hangsúlyt fektetünk az ellenőrzésekre. A gyorsabb ügyintézés mellett továbbra is szükség van a könyvelési adatok áttekintésére és a NAV visszajelzéseinek értékelésére.
Jól látszik az is, hogy a törzsadatok folyamatos karbantartása segíthet megelőzni az adathibákból eredő visszajelzéseket és az utólagos javításokat. Érdemes a partner adatokat és a címeket már a rögzítéskor pontosan felvinni, majd a változásokat menet közben átvezetni.
Ha az eÁFA bevezetésére készülsz, saját tapasztalatunk alapján az előkészítésre és a tesztelésre is tervezz időt. Ellenőrizd az adókódok megfeleltetését, a törzsadatokat, a jogosultságokat és az informatikai feltételeket. Az első használat előtt ismerd meg az eÁFA-bevallás készítésének lépéseit és az ellenőrzési visszajelzések kezelését.
A felkészülést építsd be a bevallási munkarendbe
Saját tapasztalatunk alapján hasznos, ha az első éles benyújtás előtt külön időt szántok az adatok összehasonlítására és a visszajelzések áttekintésére. Nálunk a korábban beadott bevallások biztosították ehhez az összehasonlítási alapot.
A csapaton belül érdemes előre tisztázni, ki végzi az adatok ellenőrzését, ki kezeli az esetleges javításokat, és ki hagyja jóvá a bevallást. A teszt során felmerülő kérdéseket és a megoldásukat rögzítsétek, hogy a következő időszakban már legyen mihez visszanyúlni.
A saját első benyújtásunk gyorsasága az előzetes munkával együtt értelmezhető. Az adatkarbantartásra és az ellenőrzésre a következő bevallásoknál is időt tervezünk, így az első sikeres alkalom tapasztalata a rendszeres működésben is hasznosulhat.
Nálunk ez a felkészülés tette lehetővé, hogy az első éles bevallás már gördülékenyen menjen végig. A következő időszakokban is a pontos adatokra és a következetes ellenőrzésre építünk.
