Tippek ügyvitel programjainkhoz!

Az elmúlt 30 év megtanított minket arra, milyen egy jó program, illetve mitol tartanak jónak egy programot az ügyfeleink.

Nézzük: fontos a megbízhatóság, bovíthetoség, jogszabályoknak megfeleloség, szakmailag megfelelo ügyfélszolgálat (nem, nem e-mail-es, hanem személyes). A Kulcs-Soft 30 évének távlatából nézve mégis, ez csak pár sallang kifejezés, amit az új cégek használhatnak ügyfél-csalogatásra, nekünk tényleg alapvetonek és természetesnek számít.

Egy program ugyanattól sikeres, mint egy jó vers, zene, könyv, vagy éppen sorozat. Nem az számít, hogy mi, a készítoi mennyire tartjuk jónak, hanem az, hogy a közel 50.000 ügyfelünk mennyire találja meg magát benne, mennyire érzi magáénak. Azaz: miként használja ki és végzi rajta a mindennapi munkáját.

Már pedig: senki sem szeret hosszútávon megerolteto, fárasztó, nyomasztó és statikus munkát végezni. Ezt küszöbölik ki ügyviteli programjaink export és import funkciói, amit az utóbbi idoben szép számmal bovítettünk. Összeszedtük oket.

EXPORT FUNKCIÓK
Az export funkciók alatt azt értjük, amikor a programunkból könnyen és egyszeruen kinyerhetok adatok, majd ezek szintén egyszeruen átvihetok más programokba.

Általános export funkció
Szó szerint, az ügyviteli programjainkból bármi lekérdezheto excel formátumban, ilyen esetekben mindig az aktuális listanézetet fogja lementeni.

Számla export CSV fájlban
Érdemes tudni rólunk, hogy lefedjük a könyvelok és bérszámfejtok világát is, ezért az ügyviteli programok fejlesztése során is gondolunk rájuk. Számla export során lehetoségében áll átnevezni/elnevezni az oszlopok fejlécét, így könnyítve a más programokba történo adatátadást. Könyveloknek rendkívül hasznos funkció ez.

NAV XML export
Ez a funkció különáll a többitol, mert kötelezo szerepelnie minden számlázni képes programban. Ebbol következik: ha Ön olyan számlázó programot használ, amiben nincs NAV XML export, akkor gyorsan szabaduljon meg tole, mert nem felel meg a jogszabályoknak. Ilyesfajta exportot a könyvelo, vagy nemes egyszeruséggel a NAV kérhet Öntol, ez egyfajta adóhatósági ellenorzési szolgáltatás.

IMPORT FUNKCIÓK
A következo funkciók arra szolgálnak, hogy a kívülrol érkezo adatokat tudja rendkívül gyorsan és könnyedén bevinni a programjainkba. Meglátja, nem szükséges majd hosszú perceken, órákon keresztül pötyögni, majd veszodni az ellenorzéssel, hanem egyszeruen és hibátlanul töltheti fel a szükséges adatokat.

Bejövo számla import
Fontos információ lehet, hogy bejövo számla elofordulhat készletkezelés nélkül is. Amennyiben csak számlázót használ, ennek segítségével tudja nyomon követni a költségeit is. Ha sok számla érkezik, elegendo felvinni az adatokat egy CSV fájlba, majd beolvastatni programunkkal.

Kimeno számla import
Ha tömegesen számláz, vagy egy másik olyan számlázó program segítéségével állítja ki a bizonylatokat, ami nem felel meg az aktuális jogszabályoknak, akkor ennek az import fájlnak a segítségével jogszabályoknak megfelelo számla készül a rendszerében.

Akkor hasznos, ha nagyon sok kézi számlát állítanak ki a munkatársai, amiket a nap végén visznek fel a rendszerbe. De elonyös lehet olyan cégeknek is, akik különbözo, – akár külföldi – nagyvállalati rendszerben muködnek.

Vevoi megrendelés import
Ennek a funkciónak a használatára azokat a cégeket biztatjuk, akik nagyobb készlettel rendelkeznek, illetve a kisebb cégeket is, akiknek van webáruházuk. A beérkezo megrendeléseket utólagosan tudja módosítani, illetve azokból számlákat azonnal, egy kattintással kiállíthat.

Bank bizonylat import funkció (hamarosan megjelenik: univerzális bank importer!)
Bizonyos bankok esetében lehetoségében áll elore meghatározott fájlszerkezetekben lementeni a számlakivonatokat és azokat beolvasni a programba. Egyébként enélkül manuálisan kellene ezeket beállítani, ami során külön-külön meg kell adni soronként 4 változót (jogcím, ügyfél, összeg, szöveg), ez körülbelül soronként fél perces felesleges munka, tehát sortól függoen ezzel is rengeteg idot spórolhat meg.

Sokszor hangzik el házon belül a mondat: Kulcs-Soft programokat akkor éri meg használni, ha valóban kihasználjuk a bennük rejtozo funkciókat. Érdemes elsajátítani a legtöbb modul használatát, már csak azért is, mert rendkívül felhasználóbarát, nem beszélve a segítokész, valóban szakértokbol álló ügyfélszolgálatunkról, amely támaszt nyújt bármilyen kérdés esetén.

A modulokat kihasználva cégtol függoen, akár több munkanapnyi órát is meg tud spórolni az unalmas és fárasztó adminisztrációs teher automatizálásával.